REDES DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN: UN ENTORNO DE TRABAJO VIRTUAL DISPONIBLE 24 HORAS DESDE CUALQUIER PARTE DEL MUNDO

Hoy en día las tecnologías de la información y comunicación están tomando un papel cada vez más relevante en la sociedad. Buscamos soluciones informáticas con las que podamos gestionar, difundir e intercambiar información de la manera más rápida, sencilla y cómoda posible.
Aprovechando las ventajas que ofrecen las tecnologías Web, desarrollamos soluciones para entornos de Red (Internet, Intranet o Extranet principalmente) que queden perfectamente integradas en la operativa y los procesos de negocio de las organizaciones. Estas soluciones nos permiten crear, editar y publicar contenidos fácilmente, así como disponer de un sistema de gestión de la información y del conocimiento que pueda explotarse de diferentes formas en función del público final al que va dirigido.

El objetivo principal de una Red de Intercambio de Información es convertirse en un entorno de trabajo virtual en el que los usuarios puedan difundir y gestionar la información fácilmente, utilizando Internet como medio de acceso.
En este sentido, la Red debe ofrecer a sus usuarios las herramientas adecuadas para la gestión, edición y publicación de contenidos (Gestor de Contenidos) y para la explotación de la información (Portal de Usuario) utilizando los servicios, sistemas de navegación y herramientas de búsqueda adecuados.
Estos entornos de trabajo se utilizan, generalmente, dentro de las organizaciones a nivel Extranet o Intranet para gestionar y acceder a información compartida de distintos grupos de trabajo, departamentos o delegaciones. También se están incorporando como sistemas de comunicación entre distintas compañías que, en determinados momentos requieren la creación de entornos en los que intercambiar información y conocimiento en tiempo real, sin que la localización geográfica y temporal sea un problema adicional.

La principal ventaja de una Red es su capacidad para difundir información en tiempo real a través de Internet a una comunidad de miles de usuarios. De esta manera la información es accesible a aquellos usuarios que tengan los permisos adecuados en el momento en el que se publica, independientemente del proceso de validación seguido para la publicación de la información.
La Red ha de contar con las herramientas, recursos y servicios adecuados que faciliten el acceso y la gestión de la información, convirtiéndose en una herramienta de difusión de información y contenidos "en el acto" con unas posibilidades enormes para las organizaciones que las utilizan tanto a nivel interno, para optimizar el acceso a la información y documentación de la empresa, como a nivel externo para crear entornos de trabajo con sus clientes, proveedores y colaboradores.

Disponer de un entorno de trabajo de estas características con acceso a la información y servicios vía Web (ya sea en Internet, Intranet o Extranet) permite trabajar desde un ordenador con acceso a Internet y su correspondiente navegador, independientemente de la zona geográfica y horaria en la que nos encontremos.
De esta manera, la movilidad a la que muchas personas están habituadas en su profesión, en la que los viajes de negocio están a la orden del día, no es un obstáculo para seguir utilizando la Red como medio de trabajo, ya que estará disponible las 24 horas del día los 365 días del año. El usuario podrá acceder desde su equipo (u otro distinto) con las medidas de seguridad oportunas y seguir trabajando como si estuviera en su oficina.

Como en cualquier otro entorno de comunicación, la Red es un sistema típico de Productores-Consumidores de Información. Por un lado están las personas (u organizaciones) que producen la información y que utilizan las herramientas adecuadas para gestionarla. Por el otro se encuentran las personas (u organizaciones) que consumen o explotan dicha información utilizando, en este caso, una aplicación web.
Una Red de Intercambio de la Información va más allá de un sistema web dinámico estándar ya que, en función del contexto en el que se esté utilizando la información, una persona puede ser consumidora de información y a la vez convertirse en productora, lo que genera una fuente inagotable de conocimiento y un entorno dinámico de información donde los propios consumidores retroalimentan la Red y contribuyen a la producción de información.
Este hecho permite crear un entorno de trabajo rico en el que realmente hay intercambio de información siguiendo unas medidas de seguridad y de roles de usuarios adecuados para este uso.

Figura 1. Topología básica de la Red

Independientemente de la dimensión de la red o de la cantidad de información que vamos a gestionar, podemos determinar una estructura inicial ampliable modularmente a medida que se necesite sin necesidad de rediseñar la red.
El punto de partida es el Servidor (o Servidores) Web de alta velocidad que tienen instaladas las aplicaciones de la red y las bases de datos con toda la información de catalogación, caracterización de recursos, información adicional y servicios que se ofrecen. A este servidor se le conoce como Nodo Central de la Red.
Si la Red es de pequeñas dimensiones, además de la información anterior, el Servidor puede almacenar la información en sí (documentos en formato digital) siempre y cuando se disponga de la capacidad suficiente para ello y el tráfico de documentos no sature las líneas de acceso al servidor.
Si la Red es de gran tamaño los documentos se almacenarán en otros servidores (o nodos Secundarios) permitiendo así tener distribuida la información con el objetivo de no saturar al servidor central y de mejorar el rendimiento de toda la red. Estos servidores pueden estar ubicados y ser gestionados en las propias organizaciones y departamentos, con las medidas de seguridad oportunas.

El corazón de la red recae sobre el Nodo Central que es el Servidor o conjunto de Servidores en los que se instalarán las distintas aplicaciones y servicios que ofrece la Red a los usuarios.
Este Nodo estará ubicado en unas instalaciones con las medidas de seguridad adecuadas y con líneas de conectividad de alta velocidad que garanticen el buen servicio incluso cuando se reciban cientos de miles de conexiones diarias.
Uno o varios servidores del Nodo Central almacenarán las Bases de Datos con toda la información de la Red. Se puede decir que realmente almacenan el Índice Maestro de la Red que hace referencia a toda la información, su estado, ubicación a lo largo de la red y cualquier otro dato referente a su catalogación y caracterización en un sistema de Bases de Datos.
Sin embargo el Nodo Central no tiene por que contener la información en si, sino que pueden existir unos nodos auxiliares o secundarios que se utilizarán para almacenar los documentos y la información digital propiamente dicha. De esta manera se obtiene un sistema centralizado de gestión y catalogación de la información en el Nodo Central y un sistema distribuido de a lo largo de los distintos nodos de la Red.

Independientemente del tipo de uso que demos a la Red y de la infraestructura tecnológica sobre la cual quede implantada, tenemos 2 aplicaciones principales (ubicadas en el Nodo Central) que dan el servicio a la red: El Gestor de Contenidos y El Portal (o conjunto de Portales) de Usuario. Utilizamos el término Portal de usuario puesto que es un término conocido y familiar, pero realmente se refiere a la aplicación Web o conjunto de aplicaciones que se utiliza en la red como puede ser un sistema de gestión de la documentación, un banco de datos, un conjunto de Portales temáticos, una Intranet , etc.
El Gestor de Contenidos es la aplicación o conjunto de aplicaciones que utilizamos para gestionar la información y servicios. Ha de ser un sistema sencillo e intuitivo que permite a los usuarios gestores de la red la posibilidad de crear y mantener la información fácilmente.
El Portal de Usuario es una "puerta de acceso" estructurada y organizada a la información, generalmente utilizando un sistema de navegación inicial que da acceso a los recursos, documentación y servicios que se ofrecen en la red y que se mantienen desde el Gestor de Contenidos.
Tanto el Gestor de contenidos como el Portal de Usuario son herramientas creadas con tecnologías Web, lo que permite acceder a ellas desde cualquier ordenador con un Navegador Internet disponible, sin necesidad de instalar ninguna aplicación adicional en cada usuario de la red (independientemente de que sea Productor o Consumidor de Información).

Lógicamente la información es el elemento más importante que podemos encontrar en una Red de Intercambio (y Gestión) de la Información con lo que los servicios de la red han de orientarse a explotarla de la manera más sencilla y eficiente posible. Partimos de la base de que se dispone de un repositorio de información y recursos que es el núcleo informativo-documental de la Red. Esta información ha de estar correctamente indexada y clasificada en el índice maestro de la Red con lo que se necesitará una herramienta de gestión adecuada.
El primer servicio de la red, dentro de la herramienta de gestión es el de disponer de un sistema de Indexación y Catalogación de la Información que permita a personal no técnico informático incorporar y catalogar los contenidos al índice maestro fácilmente. El segundo servicio fundamental de la red, también incorporado en el gestor de contenidos, es el de clasificación "múltiple" de información, de manera que un mismo recurso se pueda clasificar (y caracterizar) de diferentes formas en función del contexto en el que se va explotar o del público al que va dirigido, ofreciendo así una información más precisa y filtrada para los usuarios finales de la red. Para realizar una clasificación de la información de estas características puede ser necesario utilizar un sistema de clasificación-caracterización de información jerarquizado basado en taxonomías.
Siguiendo en el lado de la Gestión de la Red, podemos destacar otro servicio indispensable como es la gestión de usuarios, que permita dar de alta usuarios y gestionar sus roles para habilitarles unos u otros servicios de la Red, ya sea como administradores o como usuarios finales (estableciendo diferentes perfiles de usuarios si es preciso).
Si se está gestionando una Red de portales temáticos, es fundamental que la herramienta de gestión de contenidos disponga de las funcionalidades adecuadas para ofrecer un crecimiento horizontal (con la creación de nuevos portales) y vertical (creando la estructura de navegación del portal a la que se le asigna la información adecuada) obteniendo así una herramienta totalmente autónoma para la creación de nuevos servicios a los usuarios.
De cara al usuario final, aparte de ofrecer los servicios de navegación pertinentes de visualización de Red, es fundamental disponer de sistemas de búsqueda de información de distintos tipo: búsqueda libre, que permite localizar un recurso de la Red libremente (tipo google) introduciendo la/s palabra/s descriptivas del recurso; búsqueda guiada, un sistema más completo con el que el usuario puede seleccionar área temática, tipo de recurso, contexto, etc...; y por último, sistemas de interrelación de recursos, que a partir de un recurso concreto, permite acceder a información o servicios de la Red relacionada con dicho recurso.
Y por supuesto es fundamental que los usuarios dispongan de las herramientas adecuadas para añadir o proponer nueva información a la Red, teniendo en cuenta que dicha información pasará por un ciclo de validación previo que la aceptará o rechazará de la Red.

Si además se pretende fomentar el trabajo en grupo, la Red puede contar con herramientas de trabajo idóneas basadas en sistemas de comunicación asíncrona y síncrona.
Los sistemas de comunicación asíncrona siguen la operativa de los Foros y permiten intercambiar información, opiniones y documentos siguiendo una jerarquía de mensajes. Este tipo de sistemas se utilizan para Grupos de Trabajo, Salas de Estudio, Comisiones, etc. Otro tipo de sistema es el de la comunicación síncrona y está basado en la operativa de los chat. Permite que las personas se comuniquen en tiempo real creando distintas "salas" para grupos de usuarios distintos.

Un servicio de gran utilidad para la Red es aquel en el que el usuario es informado de manera automática cada vez que se incorpora un nuevo recurso, o servicio de su interés sin tener que conectarse periódicamente para comprobar si hay información nueva disponible.
El servicio de Difusión Selectiva de Información (DSI) permite que un usuario reciba información que él mismo ha determinado que es de su interés, tan pronto como llegue a la Red.
Para ello, el sistema de caracterización de información y recursos ha de permitir que cuando el usuario se da de alta en la Red, pueda rellenar un formulario seleccionando el tipo de información que le interesa (área temática, tipo de documentos...) para crear un "perfil de información de interés". Así, cada vez que la Red incorpore un nuevo recurso que cumpla con ese "perfil" de información automáticamente se creará un mensaje (generalmente vía mail) que informará a los usuarios adecuados. En Redes más sofisticadas, cuando el usuario se valida para entrar en el sistema es el propio sistema quién le muestra la lista de nuevos recursos incorporados a la Red.
Por tanto, un servicio DSI es el sistema que permite al usuario darse de alta para recibir, de manera automática, información periódica de áreas o temas de su interés particular. De esta manera el usuario sabrá cuando hay información novedosa en tiempo real. Este servicio es aplicable a cualquier Red independientemente del uso que se le, ya sea como servicio interno entre organizaciones (tipo B2B) o como servicio a un cliente o conjunto de usuarios finales (B2C).

Si tenemos en cuenta que realmente una Red pretende comunicar entre sí a una comunidad de usuarios, independientemente del uso que se le quiera dar como un servicio dentro de una organización (interno para los trabajadores o externo para clientes y proveedores), está claro que habrá distintos roles de usuario que determinarán las funciones, accesos y servicios que podrán utilizar dentro de la Red.
Incluso la publicación de información es probable que lleve ligado un flujo en el que cada gestor tiene un rol para poder crear, editar, modificar o publicar ciertos documentos siguiendo una cadena de trabajo preestablecida.
Está claro que será un éxito si conseguimos dar a cada usuario la información que necesita, ya sea creando distintas aplicaciones por tipo de usuario u ocultando ciertos datos de la información en función del uso que le demos.
En este contexto en el que no todos los usuarios son iguales en la Red, al igual que no lo son en una organización, es fundamental que el sistema esté preparado para que distintos perfiles de usuarios puedan realizar tareas independientes en la gestión de la información, y que los usuarios finales (o los gestores) puedan determinar su perfil para acceder a la información que mejor se adapta a su realidad dentro del entorno de la Red.

Figura 2. Posibles tecnologías para abordar una Red

Hay que tener en cuenta que la Red puede necesitar compartir cierta información con otras redes u otros sistemas de información. El intercambio de información puede darse en dos sentidos diferentes: de la organización a la Red, de manera que existan mecanismos automatizados que alimenten cierta parte del modelo de datos de la Red (independientemente de que los gestores la modifiquen para su publicación final); y de la Red a la Organización, donde ésta última alimenta parte de su información desde la Red, con los sistemas de réplicas y consistencia de información adecuados.
En este sentido, la determinación de la tecnología para el desarrollo de la Red es crucial ya que tiene que permitir que la información pueda explotarse o compartirse con otros sistemas de información, incluso cuando estos sean heterogéneos.
La Tecnología Web es la que mejor se adapta para el diseño y desarrollo de una Red de Intercambio de Información ya que aporta la modularidad, escalabilidad y consistencia necesaria para mantener el sistema de manera eficiente, además de ofrecer una solución multiplataforma.
Ahora bien, existen muchas posibilidades o marcos tecnológicos para desarrollar la Red. Sea cual sea la tecnología elegida, tiene que permitir el acceso eficiente a un buen motor de bases de datos basado en el lenguaje SQL e importar y exportar información en formato XML para compartirla con otros sistemas.
Las entornos de desarrollo adecuados para este tipo de sistemas son: Microsoft, con lenguaje ASP o ASP.NET y motor de datos SQL Server; Linux, con lenguaje PHP y motor de datos MySQL e IBM, con lenguaje JAVA (JSP) y motor de datos DB2. También puede utilizarse ORACLE como gestor de base de datos modelo con tecnología JAVA
La elección final dependerá de posibles acuerdos con ciertos fabricantes y estará condicionada por la solución de alojamiento disponible para los servidores del nodo central. Aún así, cualquiera de las posibilidades anteriores es perfectamente válida para desarrollar una Red de Intercambio y Gestión de la Información eficiente, con publicación de información en tiempo real, y compatible con otros sistemas de información.

A la hora de elegir la tecnología que se empleará para desarrollar y mantener la Red, es necesario realizar un análisis adicional del tipo de técnicas de programación que se utilizarán para su creación. Para determinar dichas técnicas hay que tener en cuenta 2 factores importantísimos: La accesibilidad externa y la accesibilidad interna (o "navegabilidad").
La accesibilidad externa puede ser de vital importancia para la Red, ya que una utilización no adecuada de las técnicas de programación pueden tener como consecuencia que determinadas partes de la Red (direcciones web o URL) no puedan referenciarse correctamente desde otras redes, buscadores u otros entornos de acceso a Internet, creando una enorme barrera de acceso a la información y contenidos.
Para que la Red sea útil ha de contar, además de con los servicios y contenidos adecuados, con un diseño de navegación y estructura de las interfaces gráficas sencillo e intuitivo. El acceso a los servicios y contenidos debe incorporar las herramientas adicionales para orientar, en todo momento, al usuario y permitirle navegar fácilmente por toda la Red. La técnicas de programación que se utilicen para mejorar y favorecer la accesibilidad han de aplicarse tanto en la Red de Usuarios como en la de Gestión de Contenidos.

La definición, desarrollo y puesta en marcha de la Red ha de tratarse, como cualquier otro proyecto informático en toda su dimensión, utilizando una metodología de trabajo en la que estén activamente implicados los técnicos y usuarios que diseñan los servicios y utilizan la Red, y el equipo informático que desarrollará el sistema.
Las fases para la creación de la Red son las siguientes:

1. Recursos Técnicos y Humanos. Definición, organización y puesta en activo de los recursos utilizados para el desarrollo de la Red.
2. Análisis funcional y definición. Se definen todas las funcionalidades de la Red, desde el modelo de datos hasta los servicios ofrecidos, pasando por las interfaces gráficas de las aplicaciones.
3. Creación del Modelo de Datos. Se crea el modelo de datos que sustenta la Red, se normaliza y optimiza, y se analiza su consistencia
4. Desarrollo de la Red (portal de usuario). Programación y desarrollo de las funcionalidades y servicios de la Red.
5. Desarrollo del Gestor de Contenidos y Servicios. Creación de las herramientas que facilitan la gestión de información.
6. Migración y Carga inicial de Datos. Si existe información inicial, se procederá a su importación inicial en el modelo de datos.
7. Pruebas y realimentación. Donde los gestores y usuarios evalúan, durante todo el proyecto, la funcionalidad.
8. Documentación y Formación. Unas sesiones 100% prácticas permiten que los gestores se formen en el mantenimiento de la Red.
9. Paso a Real y Mantenimiento de la Red.

Las organizaciones que optan por desarrollarse en la Red y deciden crear soluciones enmarcadas en un entorno e-business como son las Redes de Intercambio de Información, obtienen una serie de ventajas y beneficios a corto, medio y largo plazo. De cara a los administradores y gestores de la información, ofrecen un sistema de catalogación y caracterización centralizado y estandarizado para la información de la compañía. Si además de esto se une a que los requisitos técnicos son mínimos (ya que tan sólo se necesita un navegador web para gestionar la información) se obtiene un ahorro de costes y tiempo tanto en el trabajo de gestión de la Red como en el mantenimiento técnico informático de la misma. También pueden disponer de toda la información de uso de la Red, lo que generará una fuente de conocimiento que permitirá mejorar los servicios existentes y ofrecer nuevos servicios que cubran las necesidades surgidas a lo largo del tiempo. Los usuarios finales se aprovechan de que la información esté bien indexada, caracterizada y clasificada lo que les permite acceder, en tiempo real y por diferentes vías, a los servicios y recursos, ganando un tiempo vital si se compara con el típico sistema en el que la información está absolutamente dispersa por los múltiples equipos de la organización. Además la Red se adapta al perfil de cada usuario, discriminando aquella información no útil y permitiéndole encontrar la información buscada rápidamente. Finalmente la Red aporta unas ventajas significativas a las organizaciones que las utilizan tanto para beneficio propio (comunicación con proveedores, clientes o departamentos-delegaciones internos) como para beneficio compartido entre socios o partners de la propia organización, creando unos sistemas de intercambio y gestión de conocimiento que van más allá del intercambio de la información.

Fisicaysociedad.es: Una experiencia práctica en la gestión del conocimiento

En el Colegio Oficial de Físicos (COFIS) somos conscientes de la importancia de disponer de herramientas que nos faciliten al máximo la gestión de la información que forma parte de nuestro trabajo diario, pues uno de nuestros objetivos básicos como institución es la divulgación de la capacidad profesional de los físicos, de las instituciones relacionadas con la física en España, de las noticias relativas a la física... Este objetivo se encontraba con la dificultad de una información poco automatizada, con el consiguiente coste excesivo de tiempo y recursos. Por ello nos planteamos la creación de una red de portales temáticos basada en una única fuente de información, validada y clasificada en origen, a partir de la cual se establece un sistema de múltiples salidas, que permite además una gestión descentralizada en base a un protocolo establecido de permisos. El sistema fue modelizado por un equipo conjunto COFIS-Varadero Software Factory (VSF) y desarrollado posteriormente por VSF. El principal resultado del proyecto no sólo es la herramienta www.fisicaysociedad.es sino el establecimiento de un equipo de intercambio de información que nos ha permitido a ambas instituciones avanzar en el complejo y apasionante mundo de la gestión del conocimiento. Alicia Torrego Gerente del Colegio Oficial de Físicos Más información: www.fisicaysociedad.es